ijerarhija dokumentacije IMS-a
TEHMA d.o.o., Zadar
Oznaka dokumenta: HIJ-IMS-01
Verzija: 1.0
Vlasnik dokumenta: MR / Administracija
Status: Kontrolirani dokument
Rok čuvanja: 5 godina
Odobrio: Direktor
HIJERARHIJA DOKUMENTACIJE INTEGRIRANOG SUSTAVA UPRAVLJANJA
(ISO 9001:2015 + ISO 14001:2015)
OPĆI PODACI
| Element | Podatak |
|---|---|
| Tvrtka | TEHMA d.o.o. |
| Oznaka dokumenta | IMS-DOC-STR |
| Verzija | v1.0 |
| Datum | 25.02.2026 |
| Odobrio | Direktor |
| Vlasnik dokumenta | MR |
| Status | Kontrolirani dokument |
| Povezana dokumentacija | POL-IMS-01, PRIR-IMS-01, PLAN-IMS-01, PROC-IMS-01, REG-RIZ, AO-IMS-01 |
| Rok čuvanja | Trajno (važeća verzija) / 3 godine za povučene verzije |
EVIDENCIJA IZMJENA
| Verzija | Datum | Opis izmjene | Izradio | Odobrio |
|---|---|---|---|---|
| v1.0 | 25.02.2026 | Prva verzija dokumenta | MR | Direktor |
1. SVRHA DOKUMENTA
Svrha ovog dokumenta je definirati strukturu, razine i međusobnu povezanost dokumentacije integriranog sustava upravljanja (IMS) u tvrtki TEHMA d.o.o., uspostavljenog sukladno zahtjevima normi ISO 9001:2015 i ISO 14001:2015.
Dokument osigurava:
- jasno razumijevanje hijerarhije dokumenata
- definiranje odgovornosti za izradu i odobravanje
- dosljednu primjenu dokumentacije u praksi
- sljedivost i transparentnost sustava
- olakšanu provjeru sukladnosti tijekom internih i certifikacijskih audita
2. OPSEG PRIMJENE
Ovaj dokument primjenjuje se na cjelokupnu IMS dokumentaciju koja obuhvaća:
- strateške dokumente uprave
- upravljačke i operativne procedure
- registre, planove i programe
- obrasce i zapise
- dokumente koji se koriste na gradilištima i u administraciji
Hijerarhija vrijedi za sve organizacijske jedinice i projekte unutar definiranog opsega sustava.
3. NAČELA UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM
Dokumentacija IMS-a temelji se na sljedećim načelima:
- Svaki dokument ima jedinstvenu oznaku, verziju, datum i vlasnika.
- Dokumenti se odobravaju prije objave.
- Važeća verzija mora biti dostupna korisnicima.
- Povučene verzije se arhiviraju sukladno pravilima čuvanja.
- Zapisi moraju biti čitljivi, identifikabilni i zaštićeni od neovlaštenih izmjena.
Upravljanje dokumentacijom regulirano je procedurom:
➡ PROC-IMS-01 – Upravljanje dokumentima i zapisima
4. RAZINE DOKUMENTACIJE IMS-a
Dokumentacija IMS-a strukturirana je u pet razina koje čine logičku i funkcionalnu cjelinu.
RAZINA I – Strateški dokumenti
Strateške dokumente odobrava direktor i oni definiraju temeljne smjernice sustava.
U ovu razinu spadaju:
- POL-IMS-01 – Politika kvalitete i zaštite okoliša
- PLAN-IMS-01 – Plan implementacije IMS-a
Politika izražava opredijeljenost uprave za:
- kvalitetu
- zaštitu okoliša
- zakonsku usklađenost
- kontinuirano poboljšavanje
Ovi dokumenti predstavljaju vrh hijerarhije i obvezujući su za sve zaposlenike.
RAZINA II – Priručnik IMS-a
- PRIR-IMS-01 – Priručnik integriranog sustava upravljanja
Priručnik opisuje:
- kontekst organizacije
- zainteresirane strane
- opseg sustava
- međusobnu interakciju procesa
- povezanost sa zahtjevima ISO 9001 i ISO 14001
Priručnik daje cjelovitu sliku sustava, ali ne propisuje detaljne operativne korake.
RAZINA III – Procedure (PROC)
Procedure definiraju odgovornost, način rada i kontrolu procesa.
U ovu razinu spadaju:
- PROC-IMS-01 – Upravljanje dokumentima i zapisima
- PROC-IMS-02 – Upravljanje nesukladnostima i korektivnim radnjama
- PROC-IMS-03 – Interni audit
- PROC-IMS-04 – Upravljanje nabavom i dobavljačima
- PROC-IMS-05 – Planiranje i izvođenje radova
- PROC-IMS-06 – Upravljanje podizvođačima
- PROC-IMS-07 – Identifikacija okolišnih aspekata i usklađenost
- PROC-IMS-08 – Gospodarenje otpadom
- PROC-IMS-09 – Pripravnost i odgovor u izvanrednim situacijama
- PROC-M1 – Upravina ocjena
- PROC-M2 – Planiranje ciljeva i resursa
Procedure odgovaraju na pitanja:
Tko?
Što?
Kada?
Kako?
RAZINA IV – Registri, planovi i programi
Ova razina omogućuje praćenje, evidenciju i nadzor sustava.
Primjeri:
- REG-RIZ – Registar rizika i prilika
- AO-IMS-01 – Matrica okolišnih aspekata
- RZZ – Registar zakonskih zahtjeva
- REG-NC-KR – Registar nesukladnosti
- REG-CILJ – Registar ciljeva
- PLAN-IA-01 – Plan internih audita
- EDU-PLAN – Plan edukacija
- PROG-PB – Program poboljšanja
- PLAN-IIZS – Plan izvanrednih situacija
Registri su dinamički dokumenti i redovito se ažuriraju.
RAZINA V – Obrasci i zapisi
Obrasci i zapisi predstavljaju dokaz primjene sustava.
Primjeri:
- FRM-IMS-05 – Plan kontrole i ispitivanja (PKI)
- FRM-IMS-12A/12B – Kontrolne i stop točke
- FRM-IMS-17 – Dnevnik gradilišta
- FRM-IMS-07 – Očevidnik otpada
- FRM-IMS-03 – Prijava nesukladnosti
- FRM-IMS-04 – Plan korektivnih radnji
- FRM-IMS-01 – Lista prisutnosti edukacija
Zapisi su ključni dokaz tijekom audita.
5. POVEZANOST RAZINA
Hijerarhija funkcionira vertikalno:
- Politika definira smjer
- Priručnik opisuje model
- Procedure operacionaliziraju zahtjeve
- Registri omogućuju praćenje
- Obrasci dokazuju provedbu
Svaka niža razina mora biti usklađena s višom razinom dokumentacije.
6. KONTROLA I AŽURIRANJE
Za ažuriranje i održavanje hijerarhije dokumentacije odgovoran je MR, dok odobrenje strateških dokumenata daje direktor.
Revizije se evidentiraju u tablici izmjena.
Hijerarhija se preispituje najmanje jednom godišnje tijekom upravine ocjene.
7. ZAKLJUČAK
Jasno definirana hijerarhija dokumentacije osigurava:
- transparentnost
- dosljednost
- kontrolu sustava
- učinkovitu primjenu zahtjeva ISO 9001 i ISO 14001
Struktura omogućuje učinkovito upravljanje projektima te osigurava dostupnost objektivnih dokaza o provedbi sustava.