Plan internih audita
TEHMA d.o.o., Zadar
Oznaka dokumenta: EDU-IA-01
Verzija: 1.0
Vlasnik dokumenta: MR / Administracija
Status: Kontrolirani dokument
Rok čuvanja: 3 godine
Odobrio: Direktor
NORMATIVNA OSNOVA
ISO 9001:2015 – točka 9.2
ISO 14001:2015 – točka 9.2
ISO 19011:2018 – Smjernice za auditiranje
PROC-IMS-03 – Interni audit
SVRHA
Utvrditi godišnji raspored provedbe internih audita IMS sustava (kvaliteta i okoliš), s ciljem osiguranja da se svi procesi i lokacije Tehme provjere najmanje jednom godišnje, te da auditi budu planirani prema rizicima i značajnosti procesa.
PODRUČJE PRIMJENE
Primjenjuje se na sve procese i lokacije Tehme – ured Zadar i sva gradilišta (niskogradnja, visokogradnja, infrastrukturni radovi). Odnosi se na audite sustava, procesa i okolišnih aspekata koji čine dio IMS-a.
REFERENCE
ISO 9001:2015 – točka 9.2
ISO 14001:2015 – točka 9.2
ISO 19011:2018 – Smjernice za auditiranje
PRIR-IMS-01 Priručnik IMS
PROC-IMS-01 Upravljanje dokumentima i zapisima
PROC-IMS-02 Upravljanje nesukladnostima i korektivnim radnjama
STRUKTURA DOKUMENTA
Opće odrednice
Razdoblje provedbe audita: Plan pokriva razdoblje od 01.01.2025. do 31.12.2025., u kojem se mora provesti najmanje jedan audit svakog ključnog procesa IMS-a (kvaliteta i okoliš).
Odgovorna osoba: Za izradu, koordinaciju i praćenje provedbe plana odgovoran je Predstavnik uprave (MR), koji ujedno vodi sve evidencije audita (PLAN-IA-01, REG-IA-xx, ZAP-IA-xx) i surađuje s voditeljima gradilišta te HSE referentom.
Odobrio: Plan odobrava Direktor, čime potvrđuje usklađenost planiranih audita s poslovnim planom, dostupnost resursa (auditori, vrijeme, dokumentacija) i prioritetima upravljanja.
Metodologija planiranja:
Auditi se planiraju sustavno, uzimajući u obzir:
Rezultate prethodnih audita – područja s većim brojem nesukladnosti, opažanja ili ponavljajućih problema imaju veći prioritet.
Ocjenu rizika i važnosti procesa – koristi se Registar rizika (RIZ-IMS-01) i Matrica aspekata okoliša (AO-IMS-01) kako bi se odredila područja s najvećim mogućim utjecajem na kvalitetu, okoliš i sigurnost.
Promjene u sustavu ili organizaciji – ako su tijekom godine uvedeni novi procesi, tehnologije, podizvođači, materijali ili propisi, plan se revidira i dodaje audit novih područja.
Zahtjevi normi i zakona – osigurava se da svi obvezni zahtjevi ISO 9001, ISO 14001 i važećih zakonskih propisa budu obuhvaćeni najmanje jednom godišnje.
Povratne informacije iz Uprave i klijenata – ako postoje reklamacije, sugestije kupaca ili promjene u poslovnoj strategiji, one se također uzimaju u obzir pri planiranju audita.
Ažuriranje plana: Plan se ažurira prema potrebi, npr. ako dođe do promjene resursa, odgode projekata, izmjene propisa ili ako MR procijeni da je potreban dodatni audit zbog povećanog rizika. Svaka izmjena plana mora biti odobrena od strane direktora i zabilježena u Registar izmjena PLAN-IA-01.
Učestalost i opseg
Učestalost audita:
Svi procesi i lokacije Tehme pokrivene su auditom najmanje jednom godišnje.
Procesi s većom učestalošću nesukladnosti, novim zaposlenicima ili tehničkim promjenama auditiraju se dva puta godišnje (npr. gradilišta, okolišni aspekti, HSE nadzor).
U izvanrednim okolnostima (nesreće, incidenti, značajne promjene u zakonodavstvu) može se organizirati izvanredni audit.
Opseg audita:
Plan obuhvaća sve elemente IMS-a (od poglavlja 4 do 10 norme ISO 9001 i ISO 14001), uključujući:
kontekst organizacije, politiku i ciljeve,
procjenu rizika i prilika,
operativne procese (nabava, logistika, izvođenje radova, održavanje),
procese podrške (administracija, dokumentacija, ljudski resursi),
praćenje i mjerenje okolišnih aspekata i otpada,
komunikaciju i obuku zaposlenika.
Auditi se provode prema načelu rotacije područja i auditora, čime se osigurava objektivnost i svježa perspektiva svakog ciklusa.
Vrste audita
Auditi se dijele prema svrsi, dubini i fokusu provjere:
| Vrsta audita | Opis | Primjeri iz Tehme | Učestalost |
|---|---|---|---|
| Sistemski audit | Provjerava cjelokupan IMS u odnosu na zahtjeve ISO 9001 i ISO 14001. Usmjeren na politiku, ciljeve, resurse, dokumentaciju i integraciju sustava. | Središnji audit u Q2, obuhvaća ured i više gradilišta. | 1× godišnje |
| Procesni audit | Usmjeren na jedan proces ili skupinu povezanih procesa kako bi se procijenila njihova učinkovitost i usklađenost s procedurama. | Nabava, upravljanje dokumentima, gradilišta, HSE nadzor. | 2–3× godišnje |
| Tematski audit | Fokusiran na specifičnu temu koja prelazi više procesa. Koristi se za provjeru određenih zahtjeva ili područja povećanog rizika. | Gospodarenje otpadom, ispitivanja materijala, zaštita na radu, komunikacija. | Po potrebi |
| Follow-up audit | Kratki audit kojim se provjerava učinkovitost korektivnih radnji nakon nesukladnosti. | Provjera zatvorenih NC iz prethodnog audita. | Nakon svake KR |
| Izvanredni audit | Provođenje po odluci direktora zbog ozbiljnog incidenta, pritužbe kupca ili regulatornog zahtjeva. | Nakon okolišnog incidenta ili nalaza inspekcije. | Po potrebi |
Napomena:
Svaki audit mora imati jasno definiran opseg, kriterije, auditora, rok i način izvještavanja.
Auditi se planiraju tako da ne ometaju redovan rad gradilišta i provode se u dogovoru s voditeljima projekata.
MR je odgovoran da svi auditi budu provedeni u planiranom roku ± 30 dana i da su rezultati uneseni u Registar audita (REG-IA-xx).
TABLICA PLANA INTERNIH AUDITA ZA 2025.
| Godina | Br. audita | Proces / funkcija | ISO zahtjevi / Annex A kontrole | Vrsta audita | Planirano razdoblje | Auditor | Napomena |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2025 | 1 | Upravljanje IMS-om (politike, ciljevi, rizici, SoA, CAPA, obuka, incidenti, dobavljači, BCP) | ISO 9001: 4–10, ISO 14001: 4–10 | Sistemski | Q2 2025 | MR (interni auditor) | Pokriva mandatory područja |
| 2025 | 2 | Nabava, podizvođači i logistika | ISO 9001: 8.4, ISO 14001: 8.1 | Procesni | Q2 2025 | Voditelj gradilišta (osposobljen auditor) | Fokus na dobavljače i evidencije |
| 2025 | 3 | Gradilišta (izvedba, okolišni aspekti, otpad) | ISO 9001: 8.5, ISO 14001: 8.1–8.2 | Procesni / okolišni | Q3 2025 | MR + HSE referent | Kombinirani audit |
| 2025 | 4 | Administracija i dokumentacija | ISO 9001: 7.5, ISO 14001: 7.5 | Tematski | Q3 2025 | MR | Provjera kontrole dokumenata |
| 2025 | 5 | Upravina ocjena, ciljevi i KPI-jevi | ISO 9001: 9.3, ISO 14001: 9.3 | Sistemski | Q4 2025 | Direktor + MR | Ulaz za Upravinu ocjenu |
| 2025 | 6 | Okolišno upravljanje i usklađenost s propisima | ISO 14001: 6.1, 9.1, 9.3 | Tematski | Q4 2025 | HSE referent | Obuhvaća aspekte, otpad, usklađenost |
PRAĆENJE REALIZACIJE
Evidentiranje provedbe audita
MR vodi Registar audita (REG-IA-xx) koji služi kao glavni zapis o stvarnoj provedbi svih planiranih i izvanrednih audita.
U registru se za svaki audit bilježe sljedeći podaci:
jedinstveni identifikacijski broj audita (npr. IA-2025-01),
vrsta audita (sistemski, procesni, tematski, follow-up, izvanredni),
naziv procesa ili lokacije,
planirani i stvarni datum provedbe,
ime auditora i auditiranog,
sažetak nalaza (NC, opažanja, prilike za poboljšanje),
status nalaza (otvoreno / u tijeku / zatvoreno),
datum i način zatvaranja,
poveznica na Zapisnik o auditu (ZAP-IA-xx) i relevantne dokumente (OBR-NC-01, REG-NC-KR).
Ažuriranje i izmjene plana
Ako planirani audit nije moguće provesti prema rasporedu (npr. zbog vremenskih uvjeta, bolesti auditora, preklapanja s građevinskim radovima, ili odgode projekta), MR:
dokumentira razlog odgode u REG-IA-xx i na originalnom planu (PLAN-IA-01);
predlaže novi termin koji mora biti unutar 30 dana od planiranog roka;
obavještava Direktora i, po potrebi, auditirani odjel.
Svaka promjena termina ili auditora mora biti odobrena od strane direktora, a nova verzija plana označena kao revizija (v1.x).
Ako je audit odgođen više od 60 dana bez opravdanog razloga, MR mora pokrenuti izvješće o odstupanju (NC) prema proceduri PROC-IMS-02.
Nadzor provedbe i izvještavanje
MR mjesečno pregledava status realizacije audita prema planu (postotak izvršenja, broj odgođenih, broj zatvorenih nalaza).
Rezultati pregleda prikazuju se u mjesečnom izvještaju o IMS aktivnostima, a najmanje jednom godišnje i u Upravinoj ocjeni (PROC-IMS-04).
U izvještaju se analiziraju:
broj provedenih audita u odnosu na planirane,
broj i vrsta utvrđenih nesukladnosti,
ponavljajući nalazi i trendovi,
učinkovitost korektivnih radnji (zatvaranje NC u REG-NC-KR).
Upravina ocjena koristi te podatke kao ulaz za definiranje novih ciljeva i poboljšanja IMS sustava.
Ključni pokazatelji učinkovitosti (KPI)
Praćenje učinkovitosti sustava audita provodi se kroz sljedeće pokazatelje:
| KPI pokazatelj | Opis | Ciljna vrijednost | Izvor podataka |
|---|---|---|---|
| Postotak realiziranih audita | broj provedenih audita u odnosu na planirane | ≥ 95% | REG-IA-xx |
| Prosječno vrijeme zatvaranja nalaza | od dana audita do verifikacije KR | ≤ 30 dana | REG-NC-KR |
| Postotak pravovremeno zatvorenih NC | NC zatvorene u planiranom roku | ≥ 90% | REG-NC-KR |
| Broj odgođenih audita bez opravdanja | auditi odgođeni bez odobrenja | = 0 | PLAN-IA-01 |
DISTRIBUCIJA
Objavljivanje dokumenta
Plan internih audita (PLAN-IA-01) objavljuje Predstavnik uprave (MR) u kontroliranom repozitoriju SharePoint / IMS / Audit.
Objavljena verzija mora imati status “Kontrolirani dokument”, s potpisom (ili elektroničkim odobrenjem) direktora i MR-a.
Stare verzije plana arhiviraju se u podmapi SharePoint / IMS / Arhiva / Audit s oznakom “Nevažeće – za referencu”.
Distribucija korisnicima
MR osigurava da su kopije važećeg plana dostupne sljedećim osobama i funkcijama:
Direktor – odobrava i nadzire realizaciju plana.
HSE referent – koordinira okolišne audite i sudjeluje u kombiniranim auditima.
Voditelji gradilišta – pripremaju evidenciju i dokumentaciju za audite na svojim lokacijama.
Auditori – koriste plan za pripremu i raspored aktivnosti.
Administracija – vodi zapise o odobrenju i distribuciji dokumenta.
Komunikacija i obavijesti
O svakoj novoj verziji plana MR obavještava sve korisnike putem:
e-mail obavijesti s linkom na SharePoint,
interne oglasne ploče (za gradilišta bez digitalnog pristupa),
mjesečnih operativnih sastanaka.
MR bilježi datume slanja i potvrde primitka u Zapisnik o distribuciji dokumenata (ZAP-DIS-xx), u skladu s procedurom PROC-IMS-01 Upravljanje dokumentima i zapisima.
Kontrola pristupa i izmjena
Samo MR i Direktor mogu uređivati PLAN-IA-01.
Auditori i voditelji gradilišta imaju read-only pristup.
Svaka izmjena u planu mora biti dokumentirana i označena verzijom (v1.1, v1.2 itd.), uz opis promjene i potpis MR-a.
POVIJEST VERZIJA
| Verzija | Datum | Opis promjene | Odobrio |
|---|---|---|---|
| v1.0 | 10.11.2025. | Inicijalno izdanje godišnjeg plana internih audita IMS | Direktor |