Priručnik integriranog sustava upravljanja

TEHMA d.o.o., Ulica Grgura Budislavića 105A, 23000 Zadar

Oznaka dokumenta: PRIR-IMS-01

Verzija: v1.0

Datum: 10.11.2025.

UPRAVLJANJE DOKUMENTOM

Vlasnik dokumenta: Predstavnik uprave (MR) / Administracija
Odobrio: Direktor
Sljedeći pregled: u sklopu Upravine ocjene ili najkasnije 12 mjeseci od datuma izdanja
Status: Kontrolirani dokument (elektronička verzija je mjerodavna)

1 SVRHA, OPSEG I PRIMJENA

Integrirani sustav upravljanja kvalitetom i zaštite okoliša (IMS) obuhvaća sve poslovne i tehničke procese Tehma d.o.o. s ciljem osiguravanja kvalitete isporučenih usluga i minimiziranja utjecaja na okoliš. Sustav pokriva sve razine poslovanja – od strateškog planiranja i upravljanja, do operativnog izvršenja i kontrole rezultata.

1.1 Opseg

Integrirani sustav upravljanja kvalitetom i zaštite okoliša (IMS) obuhvaća sve poslovne i tehničke procese Tehma d.o.o. s ciljem osiguravanja kvalitete isporučenih usluga i minimiziranja utjecaja na okoliš. Sustav pokriva sve razine poslovanja – od strateškog planiranja i upravljanja, do operativnog izvršenja i kontrole rezultata.

1.2 Lokacije primjene

Središnji ured u Zadru (Ulica Grgura Budislavića 105A), gdje se provode aktivnosti administracije, planiranja, nabave, pripreme ponuda, vođenja projekata i održavanja dokumentacije sustava.
Aktivna gradilišta i lokacije izvođenja radova na području Republike Hrvatske, uključujući radove niskogradnje, visokogradnje i infrastrukturnih radova. Na tim lokacijama se provode operativni procesi koji imaju najveći utjecaj na kvalitetu i okoliš, uključujući rukovanje materijalima, rad strojeva, upravljanje otpadom i komunikaciju s investitorima.

1.3 Procesi obuhvaćeni IMS-om

Prodaja i priprema ponuda – zaprimanje zahtjeva, analiza ugovornih zahtjeva i komunikacija s kupcima/investitorima.
Planiranje i priprema projekata – izrada planova izvedbe, analiza rizika, planiranje resursa, definiranje kontrolnih točaka kvalitete i okoliša.
Nabava i logistika – odabir, ocjena i nadzor dobavljača te pravovremena isporuka materijala i usluga potrebnih za izvođenje radova.
Izvođenje radova – upravljanje procesima gradnje u skladu s tehničkim specifikacijama, normama, ugovornim obvezama i mjerama zaštite okoliša.
Nadzor i ispitivanja – provođenje kontrola kvalitete i praćenje okolišnih parametara prema planovima kontrole i ispitivanja (PKI).
Upravljanje podizvođačima – planiranje, nadzor i evaluacija podizvođača u skladu s definiranim kriterijima kvalitete i zaštite okoliša.
Zbrinjavanje otpada i okolišno upravljanje – identifikacija, razdvajanje, privremeno skladištenje i predaja otpada ovlaštenim sakupljačima, praćenje potrošnje resursa te prevencija onečišćenja.
Administracija i podrška – upravljanje dokumentacijom, zaprimanje i evidentiranje zapisa, komunikacija s vanjskim dionicima, podrška upravi i zaposlenicima.

1.4 Granice sustava:

IMS obuhvaća sve aktivnosti koje TEHMA d.o.o. obavlja u okviru svog poslovanja i koje mogu utjecati na kvalitetu proizvoda/usluga ili na okoliš. U sustav nisu uključene aktivnosti trećih strana koje su u potpunosti izvan kontrole tvrtke, osim ako je njihovo upravljanje definirano ugovornim odnosima (npr. vanjske laboratorijske analize, transportni servisi).

1.5 Isključenja

Nema isključenja iz poglavlja 8 ISO 9001; svi procesi koji utječu na kvalitetu i okoliš su obuhvaćeni sustavom. Pojedine podprocese koji nisu primjenjivi, poput projektiranja (ako se ne pruža kao usluga), označavaju se oznakom „N/P“ (nije primjenjivo) uz obrazloženje u odgovarajućem dokumentu ili proceduri.

2 NORMATIVNE REFERENCE I DEFINICIJE

Integrirani sustav upravljanja kvalitetom i zaštitom okoliša (IMS) u TEHMA d.o.o. temelji se na zahtjevima međunarodnih normi i važećih zakonskih propisa. Ove norme i propisi definiraju okvir, metodologiju i obveze za učinkovito upravljanje procesima, resursima, kvalitetom i okolišnim aspektima.

2.1 Međunarodne norme

ISO 9001:2015 – Sustavi upravljanja kvalitetom –Ova norma definira kriterije za uspostavu i održavanje sustava upravljanja kvalitetom s fokusom na zadovoljstvo kupaca, dosljednost u isporuci proizvoda i usluga te kontinuirano poboljšavanje. U kontekstu Tehme, ISO 9001 se primjenjuje na sve procese koji utječu na kvalitetu izvedenih građevinskih radova i odnose s klijentima.
ISO 14001:2015 – Sustavi upravljanja zaštitom okoliša –Norma propisuje zahtjeve za sustavno prepoznavanje i upravljanje okolišnim aspektima, poštivanje zakonskih obveza te stalno smanjenje negativnog utjecaja na okoliš. U Tehmi se primjenjuje na sve aktivnosti koje uključuju potrošnju resursa, rukovanje otpadom i operacije na gradilištima. Interni auditi provode se u skladu s internom procedurom PROC-IMS-03 – Interni audit. ISO 19011 se koristi samo kao smjernica, ali nije dio sustava koji se formalno uvodi.

2.2 Zakonski i regulatorni okvir

Integrirani sustav upravljanja usklađen je s nacionalnim zakonima i propisima Republike Hrvatske, uključujući, ali ne ograničavajući se na:

Zakon o gradnji (NN 153/13, 20/17, 39/19, 125/19, 133/20 i dr.)
Zakon o prostornom uređenju (NN 153/13, 65/17, 114/18 i dr.)
Zakon o zaštiti okoliša (NN 80/13, 153/13, 78/15, 12/18, 118/18)
Zakon o gospodarenju otpadom (NN 84/21 i dr.)
Zakon o zaštiti na radu (NN 71/14, 118/14, 154/14, 94/18 i dr.)
Zakon o obveznim odnosima (NN 35/05, 41/08, 125/11, 78/15 i dr.)

Detaljan popis i status primjenjivosti svih relevantnih propisa vodi se u Registru zakonskih zahtjeva (RZZ), koji se ažurira najmanje jednom godišnje ili po izmjeni zakonskog okvira. Uz svaki propis evidentira se: područje primjene, odgovorna osoba, datum zadnjeg pregleda i ocjena usklađenosti.

2.3 Definicije i kratice

IMS – Integrirani sustav upravljanja (kombinira ISO 9001 i ISO 14001)
MR – Predstavnik uprave za kvalitetu i okoliš, odgovoran za koordinaciju IMS-a i vođenje evidencija
HSE – Health, Safety, Environment (zdravlje, sigurnost, okoliš)
NC – Nesukladnost (Nonconformity): odstupanje od zahtjeva norme, procedure ili ugovora
KR – Korektivna radnja (Corrective Action): mjera kojom se otklanja uzrok nesukladnosti i sprječava ponavljanje
RZZ – Registar zakonskih zahtjeva: evidencija važećih zakona, propisa i dozvola relevantnih za rad Tehme
AO – Aspekt okoliša (Environmental Aspect): element aktivnosti, proizvoda ili usluge koji može utjecati na okoliš (npr. otpad, emisije, potrošnja resursa)

Norma / točka	Tema	Gdje je pokriveno
ISO 9001: 4	Kontekst	Pogl. 3; Prilog A
ISO 9001: 5	Vodstvo	Pogl. 4; Politika
ISO 9001: 6	Planiranje	Pogl. 5; Prilog B (ciljevi)
ISO 9001: 7	Podrška	Pogl. 6
ISO 9001: 8	Operativno upravljanje	Pogl. 7
ISO 9001: 9	Vrednovanje	Pogl. 8
ISO 9001:10	Poboljšanje	Pogl. 9
ISO 14001: 6	Planiranje aspekata / usuglašenost	Pogl. 5; Prilog B
ISO 14001: 8	Operativna kontrola; izvanredne situacije	Pogl. 7
ISO 14001: 9	Praćenje i ocjena	Pogl. 8
ISO 14001:10	Poboljšanje	Pogl. 9

3 KONTEKST ORGANIZACIJE (ISO 9001: 4; ISO 14001: 4)

3.1 Organizacija i dionici

TEHMA d.o.o. pruža usluge u području niskogradnje, visokogradnje i infrastrukturnih radova te se bavi izvođenjem infrastrukturnih projekata, građevinskih objekata i sanacija. Tvrtka posluje s ciljem postizanja visoke razine kvalitete, sigurnosti i zaštite okoliša u svim fazama izvedbe projekta. U svrhu razumijevanja konteksta organizacije i usklađenosti s potrebama dionika, TEHMA provodi analizu unutarnjih i vanjskih čimbenika koji mogu utjecati na učinkovitost IMS-a:

Unutarnji kontekst uključuje organizacijsku strukturu, dostupnost resursa, tehničke kompetencije zaposlenika, razinu digitalizacije poslovnih procesa i internu kulturu kvalitete.
Vanjski kontekst obuhvaća tržišne uvjete, zahtjeve investitora, zakonodavni okvir, ekološke zahtjeve, dostupnost radne snage, ekonomske trendove te utjecaj klimatskih i okolišnih faktora na izvođenje radova.

S obzirom da je građevinarstvo regulirana djelatnost, svi procesi TEHMA d.o.o. provode se u skladu s obveznim tehničkim, sigurnosnim i zakonskim zahtjevima – uključujući projektno–tehničku dokumentaciju, Zakon o gradnji, Zakon o prostornom uređenju, Zakon o zaštiti okoliša, ZNR propise, te standarde za materijale, ispitivanja i izvođenje radova. Ovi zahtjevi integrirani su u sve operativne i upravljačke procese IMS-a.

Matica dionika ažurira se najmanje jednom godišnje u sklopu upravine ocjene ili ranije ako dođe do izmjena u zakonodavstvu, obimu posla, partnerima ili ključnim projektima. Za ažuriranje je odgovoran MR/Administracija.

Relevantni dionici i njihova očekivanja definirani su i praćeni kroz Maticu dionika, a uključuju:

Kategorija dionika	Primjeri	Očekivanja / Potrebe
Kupci / investitori	Privatni i javni investitori	Kvalitetna i pravovremena izvedba, usklađenost sa zakonima i propisima, transparentna komunikacija, poštivanje ugovornih obveza
Zaposlenici	Radnici, tehničko osoblje, administracija	Sigurni uvjeti rada, adekvatna obuka, jasne uloge, pravedno nagrađivanje, mogućnost napredovanja
Podizvođači	Građevinski i specijalizirani izvođači	Jasni zahtjevi, koordinacija, poštivanje rokova i standarda kvalitete i zaštite okoliša
Dobavljači	Opskrbljivači materijalima, gorivom, opremom	Redovita plaćanja, dugoročna suradnja, poštivanje ugovornih obveza
Lokalna zajednica	Stanovnici i komunalna poduzeća u blizini projekata	Minimalan utjecaj na okoliš, buku i promet; odgovorno ponašanje i pravovremeno informiranje
Nadležna tijela	Ministarstva, inspektorati, agencije	Poštivanje zakona, pravodobno dostavljanje izvještaja i dozvola
Certifikacijsko tijelo (DNV)	Tijelo koje provodi audit i izdaje certifikat	Usklađenost sustava s ISO 9001 i ISO 14001, spremnost za audit, održavanje dokumentiranih informacija

3.2 Rizici i prilike

TEHMA identificira i procjenjuje rizike i prilike koji mogu utjecati na postizanje planiranih rezultata integriranog sustava upravljanja. Analiza rizika obuhvaća tehničke, operativne, organizacijske, okolišne i tržišne čimbenike. Metodologija:

Identifikacija potencijalnih rizika i prilika kroz radionice, iskustva s prethodnih projekata i interne audite.
Procjena vjerojatnosti, utjecaja i mogućnosti otkrivanja rizika (RPN metoda).
Definiranje mjera kontrole i odgovornosti za njihovu provedbu.
Praćenje učinkovitosti mjera kroz interne pokazatelje i revizije.

Identificirani rizici i prilike dokumentiraju se u Registru rizika (za kvalitetu) i Matici aspekata i rizika okoliša, gdje se određuju prioriteti i odgovorne osobe. Strategije odgovora uključuju pristupe: izbjegavanje, smanjenje, prijenos ili prihvaćanje rizika te iskorištavanje prilika za poboljšanje učinkovitosti, inovacija i reputacije tvrtke. Procjena rizika uključuje i reviziju ključnih ugovornih obveza, koja predstavlja pregled rokova, penala i odgovornosti kako bi se procijenio njihov utjecaj na rizike kvalitete i okoliša. Matica rizika i Matica aspekata okoliša ažuriraju se kada se pojave nove vrste radova, promjene u načinu rada, novi projekti ili novi zakonski zahtjevi. U pravilu, pregled se provodi kvartalno, a najmanje jednom godišnje u sklopu upravine ocjene.

Primjeri rizika i prilika:

Kategorija	Primjer rizika	Mjera kontrole / Prilika
Kvaliteta	Nedosljednost u izvođenju radova zbog različitih podizvođača	Standardizacija procedura i edukacija izvođača
Okoliš	Izlijevanje ulja i goriva na gradilištu	Postavljanje zaštitnih barijera, obuka radnika, hitni plan intervencije
Operativno	Kašnjenje u nabavi materijala	Dugoročni ugovori s ključnim dobavljačima, sigurnosne zalihe
Financijsko	Povećanje cijena materijala i goriva	Praćenje tržišnih trendova i indeksacija ugovora
Upravljanje ljudima	Nedostatak kvalificirane radne snage	Ulaganje u interne obuke i dugoročnu suradnju s obrazovnim ustanovama

4 VODSTVO (ISO 9001: 5; ISO 14001: 5)

4.1 Politika kvalitete i zaštite okoliša

Politika kvalitete i zaštite okoliša definirana je dokumentom POL-IMS-01 i predstavlja temeljne smjernice kojima se TEHMA d.o.o. obvezuje na stalno poboljšavanje učinkovitosti sustava, zadovoljstvo kupaca i očuvanje okoliša.

Politika uključuje sljedeće obveze:

Poštivanje svih zakonskih, regulatornih i drugih obveza vezanih uz kvalitetu i zaštitu okoliša.
Kontinuirano poboljšavanje procesa kako bi se postigla dosljednost i učinkovitost u pružanju usluga.
Prevenciju onečišćenja i odgovorno upravljanje resursima.
Aktivno sudjelovanje zaposlenika u provedbi i unapređenju IMS-a kroz edukacije, prijedloge poboljšanja i svakodnevnu primjenu procedura.

Važeća verzija politike dostupna je na svim radnim mjestima, gradilištima i internim komunikacijskim kanalima (intranet, oglasne ploče). Pregled i eventualna revizija politike provode se najmanje jednom godišnje u sklopu upravine ocjene ili po potrebi u slučaju promjena u zakonodavstvu, organizaciji ili poslovanju.

4.2 Uloge, odgovornosti i ovlasti

Uloga vodstva je osigurati da su zahtjevi integriranog sustava upravljanja u potpunosti integrirani u poslovne procese te da su ciljevi sustava usklađeni s poslovnim smjerom tvrtke.

Direktor:

Postavlja strategiju, ciljeve i politiku IMS-a te osigurava potrebne resurse (financijske, tehničke i ljudske).
Donosi odluke o odobrenju svih IMS dokumenata i ključnih procedura.
Predsjedava upravinom ocjenom i odobrava planove poboljšanja.
Odgovoran je za usklađenost poslovanja sa zakonskim propisima i zahtjevima kupaca.

Predstavnik uprave (MR) / Administracija:

Upravlja integriranim sustavom upravljanja i koordinira sve aktivnosti vezane uz IMS.
Održava i ažurira dokumentaciju sustava (politiku, priručnik, procedure, obrasce, zapise).
Planira i organizira interne audite, vodi zapisnike i praćenje korektivnih radnji.
Komunicira s konzultantom i certifikacijskim tijelom (DNV) tijekom pripreme i provedbe certifikacijskih i nadzornih audita.
Sudjeluje u planiranju i praćenju ciljeva kvalitete i okoliša te izvještava direktora o stanju sustava.

HSE referent:

Identificira i nadzire okolišne aspekte i rizike na gradilištima (otpad, emisije, potrošnja resursa, kemikalije itd.).
Koordinira mjere zaštite okoliša i sigurnosti na radu te provodi interne inspekcije i nadzore.
Vodi evidencije o otpadu, incidentima i mjerama za sprječavanje onečišćenja.
Sudjeluje u obuci zaposlenika vezano uz zaštitu okoliša i sigurnost rada.

Voditelji gradilišta:

Provode IMS procedure i upute u svakodnevnom radu.
Odgovorni su za nadzor nad kvalitetom izvedbe, evidentiranje nesukladnosti i primjenu korektivnih mjera.
Osiguravaju ispravnost opreme, alata i uvjete sigurnog rada na terenu.
Vode evidenciju zapisa (dnevnici gradilišta, PKI obrasci, očevidnici otpada) i dostavljaju ih MR-u/administraciji.
Dnevnik gradilišta vodi se sukladno obrascu FRM-IMS-17 i predstavlja obvezni zapis građevinskih radova.

Zaposlenici:

Obvezni su pridržavati se važećih procedura, uputa i sigurnosnih pravila.
Sudjeluju u prepoznavanju rizika i prilika te u aktivnostima poboljšanja.

Organigram i matrica odgovornosti nalaze se u PRILOGU A, gdje su prikazane međusobne veze između funkcija, linije izvještavanja i ovlasti u odlučivanju.

5 PLANIRANJE (ISO 9001: 6; ISO 14001: 6)

5.1 Ciljevi i planovi postizanja

Ciljevi kvalitete i zaštite okoliša definiraju se najmanje jednom godišnje kroz dokument CILJ-IMS-xx, koji predstavlja centralni plan poboljšanja sustava. Svaki cilj mora biti mjerljiv, povezan s poslovnim strategijama i imati jasno definirane resurse, rokove i odgovorne osobe.

Metodologija postavljanja ciljeva:

Analiziraju se rezultati prethodnih audita, reklamacija, upravine ocjene i pokazatelja učinkovitosti.
Na temelju rezultata, MR/Administracija u suradnji s direktorom predlaže nove ciljeve i planove postizanja.
Ciljevi se dokumentiraju i odobravaju od strane direktora.
Praćenje ostvarenja ciljeva provodi se kvartalno, a rezultati se analiziraju tijekom upravine ocjene.

Ako se količina otpada razlikuje po projektima, okolišni ciljevi mogu se postaviti kao pokazatelji procesa – npr. 100 % pravilno odvojen otpad, 100 % predan ovlaštenom sakupljaču, 0 okolišnih incidenata, 100 % radnika educirano o otpadu.

Primjeri ciljeva: | Područje | Pokazatelj | Ciljana vrijednost | Odgovorna osoba | Rok | |-------------|-------------------------------------|--------------------------|------------------------|-------------------------| | Kvaliteta | Broj reklamacija kupaca | ≤ 2 godišnje | Direktor | 31.12. svake godine | | Okoliš | Smanjenje količine miješanog otpada| −10 % godišnje | HSE referent | 31.12. svake godine | | Učinkovitost| Postotak ispunjenih planova obuke | 100 % | MR / Administracija | Godišnje | | Sigurnost | Broj prijavljenih incidenata | 0 | Voditelj gradilišta | Kontinuirano |

Praćenje rezultata ciljeva dokumentira se kroz Izvješće o praćenju ciljeva IMS i predstavlja ulazni podatak za upravinu ocjenu.

5.2 Rizici, prilike i aspekti okoliša

Identifikacija i procjena rizika i aspekata okoliša provodi se sustavno kako bi se osiguralo da se svi značajni čimbenici koji mogu utjecati na kvalitetu i okoliš uzmu u obzir tijekom planiranja i provedbe projekata.

Metodologija ocjene rizika (kvaliteta):

Formula: Rizik = Vjerojatnost × Utjecaj × Otkrivljivost (RPN).
Svaki proces ima vlasnika koji je odgovoran za identifikaciju i ocjenu rizika u svojem području.
Rizici se kategoriziraju prema razini ozbiljnosti (niski, srednji, visoki) i evidentiraju u Matici rizika.

Metodologija ocjene aspekata (okoliš):

Svaki proces i aktivnost se ocjenjuju prema kriterijima značajnosti: zakonitost, veličina utjecaja, učestalost pojave, mogućnost kontrole i utjecaj na zainteresirane strane.
Ocjene se unose u Maticu aspekata okoliša (AO).
Značajni aspekti imaju definirane mjere kontrole i planove nadzora (npr. kontrola otpada, emisija, potrošnje energije).

Dokumentiranje i nadzor:

MR/Administracija koordinira ažuriranje Matice rizika i AO.
Pregled i ažuriranje provode se najmanje jednom godišnje ili u slučaju promjena u procesu, tehnologiji ili zakonodavstvu.
Značajni rizici i aspekti se analiziraju tijekom upravine ocjene te se prema potrebi definiraju dodatne korektivne ili preventivne mjere.

Primjeri značajnih rizika/aspekata:

Vrsta	Opis	Mjera kontrole	Odgovorna osoba
Rizik kvalitete	Kašnjenje isporuke zbog neadekvatne nabave	Planiranje zaliha i ugovori s više dobavljača	MR / Direktor
Aspekt okoliša	Generiranje građevinskog otpada	Odvojeno prikupljanje, označavanje, predaja ovlaštenima	HSE referent
Rizik poslovanja	Gubitak ključnog osoblja	Edukacija zamjena i plan nasljeđivanja	Direktor

5.3 Usklađenost sa zakonskim zahtjevima

TEHMA d.o.o. održava Registar zakonskih zahtjeva (RZZ) i Procjenu usklađenosti (PUZ) kako bi osigurala kontinuirano poštivanje svih primjenjivih propisa iz područja graditeljstva, zaštite okoliša, gospodarenja otpadom i zaštite na radu. Registar zakonskih zahtjeva (RZZ) obavezan je dokument prema ISO 14001 jer organizacija mora dokazati da sustavno prati zakone, uredbe i pravilnike koji se odnose na okoliš i graditeljstvo. RZZ uključuje popis svih primjenjivih propisa, datum zadnjeg pregleda, odgovornu osobu i ocjenu usklađenosti. RZZ vodi se u obliku Excel tablice i ažurira se najmanje jednom godišnje, te svaki put kada zakon ili pravilnik bude izmijenjen.

Postupak održavanja usklađenosti:

MR/Administracija redovito prati objave novih zakona i izmjena propisa putem službenih izvora (NN, HGK, MINGOR, MIO).
Novi ili izmijenjeni zahtjevi evidentiraju se u RZZ s opisom utjecaja i odgovornom osobom.
PUZ se provodi najmanje jednom godišnje i dokumentira razinu usklađenosti (sukladno, djelomično sukladno, nesukladno).
U slučaju nesukladnosti, definiraju se korektivne mjere s rokovima provedbe.

Rezultati PUZ-a predstavljaju ulaz u upravinu ocjenu i koriste se za planiranje poboljšanja i prilagodbu IMS dokumentacije.

6 PODRŠKA (ISO 9001: 7; ISO 14001: 7)

6.1 Resursi i kompetencije

TEHMA d.o.o. osigurava da su svi potrebni resursi (ljudski, materijalni, tehnički i informacijski) dostupni i održavani kako bi se osigurala učinkovitost integriranog sustava upravljanja.

Ljudski resursi:

Za sve ključne uloge (Direktor, MR/Administracija, Voditelji gradilišta, HSE referent) vodi se Plan osposobljavanja (EDU-PLAN) koji uključuje potrebne kompetencije, planirane edukacije i datume provedbe.
Edukacije obuhvaćaju područja kao što su ISO standardi, zaštita okoliša, sigurnost na radu, upravljanje projektima i interni auditi.
Rezultati edukacija i osposobljavanja se evidentiraju u Evidenciji kompetencija i certifikata (npr. rukovanje strojevima, zaštita na radu, rad na visini, rad pod vodom).

Materijalni i tehnički resursi:

Tvrtka osigurava održavanje opreme i vozila prema planu servisa i periodičnih pregleda.
Održava se popis imovine i alata s evidencijom o statusu, kalibracijama i popravcima.
HSE referent nadzire sigurnosnu i zaštitnu opremu te vodi evidenciju o periodičnim provjerama.

Procjena kompetencija:

Kompetencije zaposlenika procjenjuju se najmanje jednom godišnje kroz ocjenu uspješnosti i reviziju edukacijskog plana.
Ako se utvrdi potreba za dodatnim znanjima, planira se dodatna edukacija ili mentoriranje.

Plan osposobljavanja (EDU-PLAN) za ključne uloge (Direktor, MR/Administracija, voditelji gradilišta, HSE). Evidencije kompetencija i certifikata (npr. osposobljenost za rukovanje strojevima, zaštita na radu). TEHMA d.o.o. provodi edukaciju radnika i podizvođača prema Operativnom sigurnosnom planu (OSP) svakog radilišta, sukladno zakonskim zahtjevima. OSP nije dio IMS dokumentacije već zakonski dokument izrađen od ovlaštenog koordinatora ZNR.

6.2 Svijest i komunikacija

Svijest zaposlenika: Svi zaposlenici moraju razumjeti važnost svojih aktivnosti i utjecaj na kvalitetu i okoliš. MR/Administracija osigurava da zaposlenici budu svjesni:

politike i ciljeva IMS-a,
svojih uloga i odgovornosti,
mogućih posljedica nepoštivanja procedura.

Interna komunikacija unutar organizacije odvija se putem:

tjednih sastanaka u uredu i na gradilištima,
oglasnih ploča s IMS obavijestima,
e-mail i intranet komunikacije,
zapisnika i izvješća o sastancima i pregledima IMS-a.

Eksterna komunikacija s vanjskim dionicima obuhvaća:

kupce/investitore (izvještaji o napretku, nesukladnosti, reklamacije),
tijela javne vlasti (inspekcije, prijave, dozvole),
ovlaštene tvrtke (gospodarenje otpadom, ispitivanja, mjerenja),
certifikacijsko tijelo (DNV) (komunikacija o auditima i certifikaciji).

Sva komunikacija mora biti dokumentirana (e-mail, zapisnik, dopis, izvješće) i pohranjena u skladu s PROC-IMS-01.

6.3 Upravljanje dokumentiranim informacijama

Upravljanje svim dokumentima i zapisima uređeno je postupkom PROC-IMS-01 Upravljanje dokumentima i zapisima. Ovim postupkom definiraju se pravila za:

kodiranje dokumenata prema vrsti i području (npr. POL-IMS, PROC, OBR, ZAP),
verzioniranje i označavanje statusa dokumenta (nacrt, važeći, zastarjeli),
proces odobravanja, distribucije i povlačenja dokumenata,
čuvanje i arhiviranje zapisa u skladu s rokovima definiranima u Rasporedu čuvanja dokumentacije.

Kontrolirani repozitorij:

Mjerodavna verzija svakog dokumenta nalazi se u elektroničkom repozitoriju (npr. SharePoint ili kontrolirana mrežna mapa).
Samo MR/Administracija ima pravo izmjene i objave novih verzija dokumenata.
Na svim fizičkim lokacijama (ured i gradilišta) mora biti dostupan uvid u aktualne verzije politika, procedura i obrazaca.

Te mape čine osnovu elektroničkog IMS repozitorija.

7 OPERATIVNO PLANIRANJE I UPRAVLJANJE (ISO 9001: 8; ISO 14001: 8)

7.1 Procesna karta i interakcije

Procesi u TEHMA d.o.o. strukturirani su prema modelu procesnog pristupa ISO 9001, s jasno definiranom interakcijom između ključnih i potpornih procesa.

Cilj je osigurati dosljednost, sljedivost i nadzor nad svim fazama pružanja usluga, uz istodobno upravljanje rizicima i aspektima okoliša.

Ključni procesi:

Prodaja i ugovaranje – zaprimanje upita, analiza zahtjeva, izrada ponuda, ugovaranje.
Planiranje projekta – definiranje resursa, rokova, odgovornosti, izrada plana kontrole i ispitivanja (PKI).
Nabava i logistika – odabir i evaluacija dobavljača, nabava materijala, isporuka na gradilišta.
Izvođenje radova – provedba građevinskih, instalacijskih i infrastrukturnih radova prema specifikacijama i standardima.
Nadzor i ispitivanja – kontrola kvalitete, verifikacija izvedenih radova, inspekcije i testiranja.
Primopredaja – izrada zapisnika, uklanjanje eventualnih nedostataka, dostava dokumentacije investitoru.
Garancijsko praćenje – praćenje zadovoljstva kupca i evidentiranje mogućih reklamacija.

Potporni procesi:

Upravljanje dokumentima i zapisima (PROC-IMS-01).
Upravljanje nesukladnostima i korektivnim radnjama (PROC-IMS-02).
Upravljanje ljudskim resursima i edukacijama (EDU-PLAN).
Održavanje opreme i vozila.
Okolišno upravljanje i gospodarenje otpadom.

Grafički prikaz interakcije procesa nalazi se u Prilogu D – Procesna karta IMS.

7.2 Upravljanje promjenama

Promjene u procesima, dokumentima, projektnoj dokumentaciji ili specifikacijama provode se na kontroliran način kako bi se spriječile pogreške i neusklađenosti. Postupak:

Promjenu inicira osoba odgovorna za proces (voditelj gradilišta, MR ili direktor).
Direktor odobrava sve promjene koje imaju utjecaj na ugovorene zahtjeve, troškove, rokove ili sigurnost.
MR/Administracija evidentira i prati promjene u Registru promjena (REG-PROMJ) te osigurava distribuciju ažuriranih dokumenata relevantnim osobama.
Zastarjele verzije dokumenata povlače se i arhiviraju prema PROC-IMS-01. Promjene se kategoriziraju kao niskog, srednjeg ili visokog utjecaja. Promjene visokog utjecaja (utjecaj na troškove, rokove, okolišne rizike ili ugovorne obveze) obavezno odobrava direktor.

7.3 Upravljanje nabavom i podizvođačima

Svi dobavljači i podizvođači moraju ispunjavati minimalne zahtjeve kvalitete, zaštite okoliša i sigurnosti na radu.

Postupak:

Dobavljači i podizvođači se ocjenjuju i odobravaju prema kriterijima iz Registra dobavljača (DOB-REG) koji uključuje: tehničku sposobnost, pouzdanost isporuke, reference, cijenu, pridržavanje okolišnih i sigurnosnih propisa.
Uvjeti ugovora moraju sadržavati zahtjeve kvalitete i okoliša, kao i obvezu poštivanja IMS procedura Tehme.
Nadzor i evaluacija dobavljača provodi se najmanje jednom godišnje; rezultati se koriste za ažuriranje DOB-REG-a i definiranje statusa dobavljača (odobren, uvjetno odobren, neodobren).
U slučaju neusklađenosti, provodi se korektivna radnja i ponovno ocjenjivanje.

7.4 Nadzor na gradilištima

Kontrola radova na gradilištima ključna je za osiguranje kvalitete i zaštite okoliša. Glavne aktivnosti:

Za svaki projekt izrađuje se Plan kontrole i ispitivanja (PKI) koji definira mjerne točke, metode kontrole i odgovorne osobe.
Voditelj gradilišta provodi interne inspekcije i vodi zapisnike o nadzorima, u suradnji s HSE referentom.
Provodi se stalni nadzor primjene mjera zaštite okoliša (zbrinjavanje otpada, sprečavanje onečišćenja, rukovanje gorivom) i zaštite na radu (ZNR).
Rezultati nadzora i eventualne nesukladnosti unose se u obrasce ZAP-NC i ZAP-HSE te prate do zatvaranja.

Prije izrade primopredajnog zapisnika (FRM-IMS-13) obavezno se popunjava Završna kontrolna lista (FRM-IMS-15), a svi relevantni zapisi uključuju se u Dosje izvedenog stanja (FRM-IMS-14).

7.5 Gospodarenje otpadom i okolišnim aspektima

Upravljanje otpadom provodi se u skladu sa Zakonom o gospodarenju otpadom i internim procedurama IMS-a. Postupak gospodarenja otpadom:

Identificiraju se vrste otpada na gradilištima (građevinski, ambalažni, opasni, komunalni).
Svaka vrsta otpada se pravilno označava, razdvaja i privremeno skladišti u označenim spremnicima.
Vodi se Očevidnik otpada (OBR-OT) i prateći listovi se predaju uz svaku pošiljku otpada ovlaštenom sakupljaču.
MR/Administracija i HSE referent čuvaju evidencije i potvrde o zbrinjavanju.
Gdje je primjenjivo, prati se potrošnja goriva, električne energije i emisije u okoliš.
Rezultati praćenja koriste se za analizu u upravinoj ocjeni i postavljanje novih okolišnih ciljeva.

Klasifikacija otpada vodi se sukladno Katalogu otpada (NN 90/15), uz evidentiranje EU kodova za opasni i neopasni otpad.

7.6 Pripravnost i odgovor u izvanrednim situacijama (ISO 14001:8.2)

Kako bi se spriječile ili umanjile posljedice neželjenih događaja, TEHMA d.o.o. održava Plan pripravnosti i odgovora na izvanredne situacije (PLAN-IZS). Plan obuhvaća:

moguće scenarije: izlijevanje goriva ili ulja, požar, izlijevanje u more, incident s opasnim tvarima, nesreće na radu;
mjere zaštite, postupke evakuacije i komunikacijske protokole;
kontakte službi spašavanja, vatrogasaca, policije i nadležnih tijela;
periodične vježbe i provjere (najmanje jednom godišnje) s evidencijama u obrascu ZAP-IZS;
analizu stvarnih incidenata i preventivne mjere za sprječavanje ponavljanja.

MR/Administracija odgovorna je za redovito ažuriranje plana i obuku zaposlenika, dok HSE referent vodi nadzor i dokumentira provođenje vježbi i intervencija.

Sadržaj dosjea izvedenog stanja definiran je u obrascu FRM-IMS-16 te uključuje PKI, ateste, geodetske elaboracije, zapisnike o kontrolama, završne snimke i dokumentaciju podizvođača.”

8 VREDNOVANJE UČINKOVITOSTI (ISO 9001: 9; ISO 14001: 9)

8.1 Praćenje, mjerenje i analiza

TEHMA d.o.o. sustavno prati i mjeri učinkovitost integriranog sustava upravljanja putem jasno definiranih pokazatelja kvalitete, okoliša i operativne učinkovitosti.

Pokazatelji uključuju:

stupanj ostvarenja ciljeva kvalitete i zaštite okoliša (CILJ-IMS-xx),
broj i težinu reklamacija kupaca,
broj i vrstu nesukladnosti (NC) te status korektivnih radnji (KR),
potrošnju goriva, električne energije i vode,
količine nastalog otpada i udio odvojenog prikupljanja,
rezultate ispitivanja i inspekcijskih pregleda (kvaliteta materijala, ispitivanja betona, tla, zavara itd.),
rezultate praćenja okolišnih aspekata na gradilištima (buka, prašina, emisije, tvari u moru).

Postupak praćenja: - Svaki pokazatelj ima definirane odgovorne osobe, učestalost praćenja i način izvještavanja (mjesečno, kvartalno, godišnje). - Podaci se evidentiraju u Evidenciji praćenja IMS-a i analiziraju tijekom sastanaka uprave i godišnje upravine ocjene. - Ako se utvrdi odstupanje od planiranih vrijednosti, pokreće se korektivna radnja sukladno proceduri PROC-IMS-NC/KR.

8.2 Interni audit

Interni auditi predstavljaju ključni alat za procjenu usklađenosti i učinkovitosti IMS-a. Smjernice i provedba:

Auditi se provode u skladu s postupkom PROC-IMS-03 – Interni audit i normom ISO 19011:2018.
Program audita temelji se na analizi rizika, rezultatima prethodnih audita, važnosti procesa i povijesti nesukladnosti.
MR/Administracija izrađuje Godišnji plan audita, u kojem se definiraju auditori, područja, datumi i kriteriji audita.
Auditi se provode prema načelu objektivnostnci i neovisnosti — auditor ne smije auditirati vlastiti rad.
Svaki audit rezultira Izvješćem o auditu, koje uključuje utvrđenja, nesukladnosti, opažanja i preporuke za poboljšanje.
Praćenje statusa korektivnih radnji provodi se do zatvaranja svih otvorenih točaka.

8.3 Upravina ocjena

Upravina ocjena provodi se najmanje jednom godišnje radi procjene učinkovitosti IMS-a, postizanja ciljeva te definiranja smjernica za poboljšanje. Ulazni podaci uključuju:

rezultate internih i eksternih audita,
status korektivnih radnji i nesukladnosti,
ostvarenje ciljeva kvalitete i okoliša,
rezultate praćenja i mjerenja,
povratne informacije kupaca i investitora,
promjene zakonskih i drugih zahtjeva,
dostupnost resursa i potrebu za dodatnim ulaganjima,
rezultate analize rizika i aspekata okoliša.

Izlazni podaci i odluke uprave:

potvrda ili izmjena politike i ciljeva IMS-a,
odluke o poboljšanjima procesa i učinkovitosti,
planovi edukacija, ulaganja i resursa,
odluke o korektivnim i preventivnim mjerama,
odobrenje plana poboljšanja i ažuriranja dokumentacije IMS-a.

Dokumentacija:

O rezultatima se vodi Zapisnik upravine ocjene (FRM-IMS-11), koji potpisuje Direktor.
Plan poboljšanja koji proizlazi iz upravine ocjene ima status službenog dokumenta i prati se kroz Evidenciju provedbe mjera (PROG-PB).

9 POBOLJŠANJE (ISO 9001: 10; ISO 14001: 10)

9.1 Upravljanje nesukladnostima i korektivnim radnjama

Upravljanje nesukladnostima i provođenje korektivnih radnji provodi se prema postupku PROC-IMS-02 Uopravljanje nesukladnostima i korektivnim mjerama. Cilj je spriječiti ponavljanje neželjenih događaja i povećati učinkovitost sustava. Postupak obuhvaća:

Prijavu nesukladnosti – svaka osoba u organizaciji ima pravo i obvezu prijaviti nesukladnost (tehničku, organizacijsku, okolišnu ili dokumentacijsku). Prijave se evidentiraju u Evidenciji nesukladnosti (REG-NC-KR) ili putem obrasca u elektroničkom repozitoriju.
Analizu uzroka – MR/Administracija u suradnji s odgovornim osobama provodi analizu pomoću metoda „5 Zašto“ – analiza uzročno-posljedičnih veza, Ishikawa dijagram (Fishbone) – identifikacija uzroka po kategorijama: čovjek, metoda, materijal, stroj, okruženje, mjerenje. Uz metode 5 Zašto i Ishikawa, Tehma može koristiti jednostavniji alat 3P (Problem – Povod – Posljedica), koji je praktičan za gradilišta i ne zahtijeva posebne nacrte.
Plan korektivne radnje (KR) – definira se što, tko i do kada mora provesti kako bi se otklonio uzrok nesukladnosti.
Verifikacija učinkovitosti – nakon provedbe KR, MR/Administracija provjerava rezultate i dokumentira zaključak o učinkovitosti mjere.
Analiza trendova – kvartalno se analiziraju ponavljanja nesukladnosti i definira potreba za dodatnim preventivnim akcijama.

Ako KR nije učinkovita, pokreće se nova analiza uzroka i revidira plan. Sve nesukladnosti i radnje moraju biti zatvorene prije godišnje upravine ocjene. Grafički prikaz postupka upravljanja nesukladnostima i korektivnim radnjama prikazan je u Prilogu E.

9.2 Kontinuirano poboljšavanje

TEHMA d.o.o. promiče kulturu stalnog poboljšanja kao osnovni princip IMS-a i ključnu obvezu svakog zaposlenika. Izvori poboljšanja uključuju:

prijedloge zaposlenika kroz sustav internih prijava i tjedne sastanke,
rezultate internih i eksternih audita,
analizu pritužbi kupaca i povratnih informacija,
analizu pokazatelja učinkovitosti, rizika i okolišnih aspekata,
„lekcije naučene“ s projekata i gradilišta (LESSONS LEARNED).

Program poboljšanja:

MR/Administracija vodi Godišnji program poboljšanja (PROG-PB) koji uključuje planirane aktivnosti, odgovorne osobe i rokove.
Direktor odobrava program i osigurava resurse za njegovu provedbu.
Napredak provedbe programa prati se kvartalno, a rezultati se prezentiraju u sklopu Upravine ocjene.

Stalno poboljšavanje sustava provodi se primjenom PDCA ciklusa (Plan – Do – Check – Act) i redovitim preispitivanjem učinkovitosti svih procesa.

PRILOZI

PRILOG A – Organigram i matrica odgovornosti

Proces	Vlasnik	Uloga MR / Administracija	Uloga HSE	Ključni zapisi
Prodaja / ugovaranje	Direktor	Nadzor ugovornih zahtjeva	—	Ugovori, pregledi zahtjeva
Planiranje projekta	Direktor	Odobrenje planova	Savjet za AO	Plan projekta, PKI
Nabava / logistika	Direktor	Kontrola dobavljača	—	REG-DOB, evaluacije dobavljača
Izvođenje radova	Voditelj gradilišta	Koordinacija zapisa i dokumentacije	Nadzor AO i ZNR	Dnevnici, KT/ST zapisnici, PKI
Otpad / okoliš	HSE	—	Vlasnik procesa	Očevidnik otpada, PL-otpad
Dokumenti / zapisi	MR / Administracija	Vlasnik PROC-IMS-01	—	Registar dokumenata i zapisa

PRILOG B – Popis kontroliranih procedura i obrazaca

Obrasci / zapisi (primjeri):

PRILOG C – Matrica sukladnosti (preslik na norme)

Zahtjev norme	Gdje je pokriven
ISO 9001: 4 – Kontekst	Pogl. 3; Prilog A
ISO 9001: 5 – Vodstvo	Pogl. 4; Politika
ISO 9001: 6 – Planiranje	Pogl. 5; Prilog B (ciljevi)
ISO 9001: 7 – Podrška	Pogl. 6
ISO 9001: 8 – Operativno upravljanje	Pogl. 7
ISO 9001: 9 – Vrednovanje uspješnosti	Pogl. 8
ISO 9001:10 – Poboljšanje	Pogl. 9
ISO 14001: 6 – Aspekti / usklađenost	Pogl. 5; Prilog B
ISO 14001: 8 – Operativna kontrola / IIZS	Pogl. 7
ISO 14001: 9 – Praćenje i evaluacija	Pogl. 8
ISO 14001:10 – Poboljšanje	Pogl. 9

PRILOG D - Procesna karta IMS (Interakcija procesa)

Svrha

Ovaj prilog prikazuje grafičke procesne karte IMS-a (ISO 9001 + ISO 14001), izrađene u skladu s djelatnošću TEHMA d.o.o. i službenim vizualnim identitetom. Sadrži dvije verzije: